Jahresabrechnung ist ein Wort für zwei verschiedene Vorgänge, und genau das sorgt regelmäßig für Verwirrung. In der Wohnungseigentümergemeinschaft rechnet der Verwalter nach Ablauf des Kalenderjahres ab, was tatsächlich eingenommen und ausgegeben wurde, und stellt das den Vorschüssen gegenüber, die zuvor im Wirtschaftsplan beschlossen wurden. Gegenüber einem Mieter rechnet der Vermieter die Betriebskosten ab, die im Mietvertrag als umlagefähig vereinbart sind. Beide Abrechnungen hängen zusammen, folgen aber unterschiedlichen Regeln und unterschiedlichen Fristen.
Welche Kosten dürfen auf den Mieter umgelegt werden?
Betriebskosten dürfen nur umgelegt werden, wenn das im Mietvertrag vereinbart ist; § 556 Abs. 1 BGB verweist dafür auf die Betriebskostenverordnung. Deren § 2 BetrKV zählt 17 Positionen auf, darunter Grundsteuer, Wasserversorgung, Entwässerung, Heizung, Warmwasser, Aufzug, Straßenreinigung und Müllbeseitigung, Gebäudereinigung und Ungezieferbekämpfung, Gartenpflege, Beleuchtung, Schornsteinreinigung, Sach- und Haftpflichtversicherung, Hauswart, Gemeinschaftsantenne beziehungsweise Telekommunikationsanlage, Wascheinrichtungen und sonstige Betriebskosten. Nicht dazu gehören nach § 1 Abs. 2 BetrKV die Verwaltungskosten sowie die Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten. Auch die Zuführung zur Erhaltungsrücklage ist deshalb nicht umlagefähig, sie bleibt beim vermietenden Eigentümer.
Bis wann muss abgerechnet werden?
Über die Vorauszahlungen für Betriebskosten ist jährlich abzurechnen, und die Abrechnung muss dem Mieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums mitgeteilt werden. Danach sind Nachforderungen grundsätzlich ausgeschlossen; das steht in § 556 Abs. 3 BGB. Wer also für das Kalenderjahr abrechnet, hat bis zum Ende des folgenden Kalenderjahres Zeit. Diese Frist gilt für das Verhältnis zwischen Vermieter und Mieter. Für die Abrechnung innerhalb der Eigentümergemeinschaft gelten die Regeln des Wohnungseigentumsgesetzes, und die knüpfen nicht an dieselbe Frist an.
Was die Eigentümergemeinschaft beschließt
Grundlage ist der Wirtschaftsplan, den der Verwalter jährlich mit den voraussichtlichen Einnahmen und Ausgaben aufstellt; über die Vorschüsse zur Kostentragung und zu den Rücklagen beschließen die Eigentümer nach § 28 Abs. 1 WEG. Nach Ablauf des Kalenderjahres stellt der Verwalter die Jahresabrechnung mit den tatsächlichen Zahlen auf, und die Eigentümer beschließen nach § 28 Abs. 2 WEG über die Einforderung von Nachschüssen oder die Anpassung der Vorschüsse. Der Bundesgerichtshof hat bestätigt, dass Beschlussgegenstand nur diese Abrechnungsspitze ist und nicht die gesamte Jahresabrechnung, und dass Entnahmen aus der Erhaltungsrücklage verteilungsneutral sind und nicht in die Abrechnungsspitze einfließen dürfen (Urteil vom 11. April 2025, V ZR 96/24). Hinzu kommt der Vermögensbericht nach § 28 Abs. 4 WEG mit dem Stand der Rücklagen und einer Aufstellung des wesentlichen Gemeinschaftsvermögens.
Nach welchem Schlüssel wird verteilt?
Gesetzlicher Regelfall in der Eigentümergemeinschaft ist der Miteigentumsanteil: Nach § 16 Abs. 2 Satz 1 WEG trägt jeder Eigentümer die Kosten nach dem Verhältnis seines Anteils, und maßgeblich ist nach § 16 Abs. 1 Satz 2 WEG das im Grundbuch eingetragene Verhältnis. Ein anderer Schlüssel, etwa nach Wohnfläche, nach Einheiten oder nach Verbrauch, gilt nur, wenn er vereinbart ist oder wenn die Eigentümer nach § 16 Abs. 2 Satz 2 WEG für einzelne Kosten eine abweichende Verteilung beschließen. Bei Heizung und Warmwasser ist der Maßstab dagegen vorgegeben: Mindestens 50 und höchstens 70 Prozent der Kosten sind nach erfasstem Verbrauch zu verteilen, der Rest nach Wohn- oder Nutzfläche beziehungsweise umbautem Raum (§ 7 Abs. 1 HeizkostenV).
Was das für Sie im Rheinland bedeutet
Wenn wir in Leverkusen oder Köln eine Eigentumswohnung verkaufen, gehören die Jahresabrechnungen der letzten Jahre, der aktuelle Wirtschaftsplan und der Vermögensbericht zu den Unterlagen, nach denen jeder ernsthafte Interessent fragt, und nach denen jede finanzierende Bank fragt. Diese Papiere sagen oft mehr über den Zustand eines Hauses aus als das Exposé, weil sich daran ablesen lässt, was in den vergangenen Jahren tatsächlich bezahlt wurde und wie die Rücklage dasteht. Die Grundsteuer taucht darin als eigene Position auf, und sie gehört zu den Zahlen, die Interessenten zuerst nachrechnen. Besorgen Sie die Unterlagen deshalb früh bei Ihrer Verwaltung, das dauert erfahrungsgemäß länger, als man denkt.
Tipps
- Fordern Sie vor dem Verkauf die Jahresabrechnungen der letzten drei Jahre, den Wirtschaftsplan und den Vermögensbericht bei der Verwaltung an.
- Prüfen Sie, ob nur umlagefähige Positionen beim Mieter angesetzt sind, Verwaltungskosten und Instandhaltung gehören nicht dazu.
- Halten Sie als Vermieter die Frist von zwölf Monaten ein, danach sind Nachforderungen grundsätzlich ausgeschlossen.
- Nutzen Sie Ihr Recht auf Belegeinsicht, wenn eine Position deutlich vom Vorjahr abweicht.
- Achten Sie darauf, welcher Verteilungsschlüssel gilt, und ob er vereinbart oder wirksam beschlossen wurde.